📝 Ata de Reunião: Automação de Gravações   Recently updated !

Este post foi publicado em geral em por

Automação transforma áudios de reunião em atas estruturadas com IA e transcrição precisa.

Aldemar Araujo Castro
Criação: 20/11/2025
Atualização: 20/11/2025
Palavras: 1611
Tempo de leitura: 8 minutos

 

 

Introdução

O registro fiel de uma reunião sempre foi um desafio. Diversos métodos já foram utilizados, porém ainda exigem tempo, atenção constante e correm o risco de perder informações importantes. A inteligência artificial surge como uma aliada valiosa, oferecendo recursos que otimizam esse processo ao transformar gravações em documentos claros e organizados. A combinação entre captação de áudio, transcrição automática e estruturação inteligente das informações permite converter conversas informais em atas completas e precisas. Esse fluxo melhora a produtividade e reduz falhas ao integrar todas as etapas em um único caminho contínuo, desde a gravação até o documento final. Nesse cenário, o PLAUD representa a evolução do registro de reuniões com IA, pois unifica essas etapas em um dispositivo discreto e eficiente, elevando o padrão de precisão e praticidade no dia a dia profissional.

🎙️ Ata Automatizada

Resumo Executivo

A reunião definiu um processo prático para documentar encontros verbais. O fluxo consiste em gravar o áudio pelo celular e transcrevê-lo via TurboScriber.ai (preferencialmente no modo “baleia” para maior precisão em português). O arquivo de texto resultante (.txt) deve ser enviado a uma IA, instruindo-a a ler o material, estruturar os tópicos, gerar um resumo e criar uma tabela de responsabilidades e prazos. O objetivo é utilizar o aprendizado de máquina para transformar conversas em documentos organizados.

Detalhes do Encontro

  • Data: 20 de novembro de 2025
  • Local: Maceió (dentro do carro)
  • Presentes: Aldemar Araujo e Sandra Zimpel
  • Tema: Como fazer a gravação e transcrição automatizada de reuniões

⚙️ Fluxo de Trabalho Definido (Passo a Passo)

Conforme discutido, este é o procedimento padrão a ser adotado:

  • Captação: Abrir o gravador de áudio do smartphone e gravar a reunião6.
  • Transcrição:
    • Enviar o áudio para o TurboScriber.ai.
    • Utilizar a versão Baleia (mais lenta, porém com melhor qualidade para português)
    • A conta gratuita permite cerca de 7 transcrições semanais (verificar essa informção)
  • Exportação: Ao finalizar, exportar o arquivo no formato .txt.
  • Processamento com IA (Gemini):
    • Enviar o .txt para o Gemini11.
    • Contextualizar que se trata de uma transcrição de reunião
    • Solicitar a leitura para que o sistema “aprenda” o contexto
  • Prompt de Saída: Pedir para a IA estruturar o conteúdo com:
    • Local, presentes e tópicos discutidos1
    • Resumo executivo (máx. 200 palavras)
    • Tabela de decisões, responsáveis e prazos

📋 Tabela de Ações (Exemplo Baseado no Áudio)

Tópico Ação Decidida Ferramenta/Recurso Observação
Gravação Gravar áudio localmente Smartphone Início do processo
Transcrição Converter áudio em texto TurboScriber.ai Usar modo “Baleia”
Análise Estruturar a ata IA (Gemini) Enviar como .txt

Exemplo

Prompts Mestres

São comandos que você deve colar no Gemini junto com o seu arquivo .txt do TurboScriber. Eles foram desenhados para simular a inteligência do PLAUD, estruturando os dados automaticamente conforme a necessidade (Reunião Geral ou Medicina).

Você pode copiar e salvar esses textos no seu notas para usar sempre.

1. Prompt para Atas de Reunião (Estilo Executivo)

Use este para reuniões de equipe, planejamento de pesquisa ou discussões administrativas (como a do molho de tomate).

Copie e cole o texto abaixo antes do seu arquivo .txt:

“Aja como um Secretário Executivo Sênior e Especialista em Gestão de Projetos.

Abaixo, colarei uma transcrição bruta de uma reunião. Sua tarefa é higienizar o texto (remover vícios de linguagem, palavrões e repetições) e estruturar as informações no formato ‘PLAUD Executive’.

Gere a saída seguindo estritamente esta estrutura:

  1. Cabeçalho: Data, Horário (se disponível), Local e Participantes Identificados.
  2. Resumo Executivo (TL;DR): Um parágrafo denso de até 200 palavras sintetizando o objetivo da reunião e as grandes conclusões.
  3. Pontos de Discussão (Bullets): Os principais tópicos debatidos, organizados por relevância.
  4. Tabela de Ações (Action Items): Crie uma tabela com as colunas: [O Que Fazer] | [Responsável] | [Prazo/Status].
  5. Decisões Críticas: O que ficou “batido o martelo”.

Nota importante: Se houver conflitos ou linguagem inapropriada na transcrição, transforme-os em pontos de gestão profissional ou desafios a serem superados, mantendo a formalidade.

[COLE A TRANSCRIÇÃO AQUI]“

2. Prompt para Medicina (Formato SOAP / Anamnese)

Use este para suas consultas, discussões de casos clínicos (Angiologia/Cirurgia Vascular) ou visitas em enfermarias.

Copie e cole o texto abaixo antes do seu arquivo .txt:

“Aja como um Médico Especialista Assistente. Vou fornecer a transcrição de um atendimento clínico ou discussão de caso.

Sua tarefa é extrair as informações técnicas e organizá-las no padrão internacional SOAP, filtrando a conversa informal.

Estruture a resposta assim:

  • S (Subjetivo): Queixas do paciente, história da moléstia atual (HMA), sintomas relatados e histórico relevante mencionado.
  • O (Objetivo): Sinais vitais, achados do exame físico descritos no áudio e resultados de exames mencionados.
  • A (Avaliação): Hipóteses diagnósticas, diagnósticos confirmados e raciocínio clínico discutido.
  • P (Plano): Conduta terapêutica (medicamentos, posologia), solicitações de exames, encaminhamentos e orientações dadas ao paciente.

Extra: Ao final, liste quaisquer ‘Alertas’ ou ‘Pontos de Atenção’ mencionados (ex: alergias, riscos).

[COLE A TRANSCRIÇÃO AQUI]“

3. Prompt para Aulas e Pesquisa (Ideias e Estudos)

Use este quando gravar suas próprias ideias no carro (brainstorming) ou gravar uma aula/palestra.

Copie e cole o texto abaixo antes do seu arquivo .txt:

“Aja como um Assistente de Pesquisa Acadêmica. O texto abaixo é uma transcrição de uma aula/brainstorming.

Por favor, transforme esse conteúdo falado em uma Nota de Estudo Estruturada.

Gere a saída com:

  1. Conceito Central: Qual a ideia principal em uma frase.
  2. Mapa Mental em Texto: Use hierarquia (Títulos, subtítulos e bullets) para organizar logicamente o fluxo de pensamento.
  3. Destaques/Insights: Frases de impacto ou ideias inovadoras que surgiram.
  4. Próximos Passos de Pesquisa: Sugira, com base no texto, o que precisa ser pesquisado ou validado a seguir.

[COLE A TRANSCRIÇÃO AQUI]“

Dica de Ouro para o seu Fluxo (TurboScriber + Gemini)

Como você usa o TurboScriber, ele às vezes já identifica os oradores (Speaker 1, Speaker 2).

Se a transcrição não tiver os nomes, adicione uma pequena linha no início do prompt dizendo:

“Considere que ‘Orador 1’ é o Aldemar e ‘Orador 2’ é o [Nome da outra pessoa].”

 

 

🎙️ PLAUD Note: A Evolução da Ata Automatizada

https://www.plaud.ai

O PLAUD Note é um dispositivo de gravação com inteligência artificial integrada (baseada no ChatGPT e Claude) projetado para eliminar a fragmentação do fluxo de trabalho de reuniões. Diferente do método manual, onde se grava, exporta, transcreve e depois resume em etapas distintas, o PLAUD centraliza “tudo isso” em um dispositivo do tamanho de um cartão de crédito.

Ele atua como um “segundo cérebro” externo, capaz de captar áudio com precisão, transcrever e gerar documentos estruturados (como Atas, SOAP Notes clínicos ou Resumos de Aula) em instantes.

✅ Vantagens (Pros)

  1. Fluxo Unificado (Fim do “Malabarismo” de Arquivos). No processo manual descrito anteriormente1111, você precisa gravar, subir para o TurboScriber, baixar o .txt e subir para o Gemini. O PLAUD faz isso automaticamente: você grava, e ao abrir o app, ele já processa a transcrição e o resumo sem necessidade de transferência de arquivos.
  1. Gravação de Chamadas Telefônicas. Uma das maiores dificuldades técnicas atuais (especialmente em iPhones) é gravar chamadas. O PLAUD possui um sensor de condução óssea que permite gravar chamadas de celular e WhatsApp com clareza cristalina, algo que um gravador comum não faz facilmente.
  1. Templates Inteligentes (Medicina e Pesquisa). Diferente de um prompt genérico, o app do PLAUD já possui modelos pré-formatados. Para a sua área, isso é crucial:
    • Para Medicina: Ele pode gerar notas no formato SOAP (Subjetivo, Objetivo, Avaliação, Plano) automaticamente.
    • Para Reuniões: Gera a ata com tópicos e ações, similar ao que fizemos manualmente2.
  1. Portabilidade e Discrição. Por ter o formato de um cartão de crédito (com MagSafe para colar atrás do iPhone), ele está sempre disponível. Isso evita ter que “abrir o gravador” e configurar o ambiente; basta pressionar um botão.
  1. Separação de Vozes (Diarização). O hardware é otimizado para distinguir quem está falando, o que facilita muito a atribuição de responsabilidades (saber quem é o “Alexandre” e quem é o “Maurício” na transcrição final)3.

⚠️ Desvantagens (Cons)

  1. Custo (Aquisição + Assinatura). Enquanto o método manual descrito usa ferramentas que possuem versões gratuitas (TurboScriber tem limite grátis 4 e Gemini tem versão free), o PLAUD exige a compra do hardware (aprox. $159 USD) e, para uso intenso de IA avançada, uma assinatura anual (aprox. $79 USD/ano).
  1. Dependência de Conectividade para IA. Embora grave offline, para fazer a mágica da transcrição e resumo, ele precisa sincronizar com o app e internet. O processamento não é feito no chip do cartão, mas na nuvem.
  1. Qualidade da Transcrição em Português vs. “Baleia”. Você mencionou que o modo “Baleia” do TurboScriber é excelente para português5. O PLAUD usa o Whisper (OpenAI), que é ótimo, mas em sotaques muito específicos ou gírias regionais rápidas, pode perder para uma configuração personalizada de ferramentas dedicadas como o TurboScriber.
  1. Privacidade de Dados (Nuvem). Para médicos e pesquisadores lidando com dados sensíveis de pacientes (como o caso de “doença venosa” ou “feridas”), enviar áudios para a nuvem de uma empresa terceira exige cautela com a LGPD/HIPAA, diferentemente de rodar uma IA localmente.

🏁 Veredito para o seu Uso

Para a Pesquisa Clínica e Aulas, o PLAUD é um acelerador absurdo. Ele elimina a etapa braçal de gerenciar arquivos .txt.

Para Situações Críticas (Conflitos de Equipe), como a reunião do molho de tomate, ele é uma “testemunha” imparcial perfeita, pois grava chamadas e presenciais, gerando a ata que prova que “quem manda é a gente” sem que você perca tempo digitando.

 

Considerações finais

A automação descrita representa um avanço significativo na maneira como reuniões são registradas e acompanhadas. O uso combinado de transcrição de alta qualidade e inteligência artificial garante padronização, precisão e economia de tempo, além de facilitar a responsabilização por tarefas e prazos. A adoção desse processo fortalece a gestão de projetos, melhora a comunicação entre equipes e estabelece um padrão confiável para documentar decisões e ações futuras.

***